Iga tseremoonia on suursündmus – vähem alt kliendi jaoks. On peaaegu ütlematagi selge, et soovid seda hetke sõprade, tuttavate, sugulaste või isegi klientide ja äripartneritega jagada. Reeglina töötab see ainult kutsekirjaga. Ja õiged sõnad on üliolulised. Piisav alt põhjust, et seda lähem alt uurida.
Basic
Titseremoonia on midagi nagu verstapost hoone ehitamisel. See tähistab ehituse olulise esimese etapi lõppemist. On peaaegu ütlematagi selge, et seda tuleb loomulikult tähistada. Kuid nagu me kõik teame, pole pidu ilma külalisteta palju väärt. Selleks, et motiveerida inimesi pidulikul üritusel reaalselt osalema, on vaja kutset. Kui teil on sugulasi ja lähedasi sõpru, ei tohiks nende pidustusest osavõtt tavaliselt probleeme tekitada. Tuttavatega näevad asjad aga veidi teisiti. Ja kui hoone ei ole lihts alt eraviisiliselt ehitatud, vaid toimib ettevõtte uushoone või laiendusena, on teil kiiresti ees uued väljakutsed, et jõuda toimiva kutsega äripartnerite, klientide ja lõpuks ka avalikkuseni. Mõlemal juhul tuleb selgeks teha järgmised punktid:
- Inimeste aeg on piiratud
- Te olete täna suurte nõudmiste all ja olete sageli õnnelik, et teil pole ühtegi kohtumist
- Üha rohkem inimesi ootab midagi erilist, näiteks kutse vastuvõtmist
- Inimestega tuleb alati suhelda emotsionaalselt, mitte ainult ratsionaalselt
- Mida individuaalsem ja isikupärasem on kutse, seda tõhusam on see
- Kutse peab tekitama uudishimu ja soovi üritusel osaleda
- See peaks olema ka võimalikult lühike
- Lisaks tekstile mängib rolli ka atraktiivne disain
Inimestel on tänapäeval lõputud võimalused. Nad võivad vab alt otsustada, kuidas nad soovivad oma piiratud vaba aega veeta. Täitmise tseremoonia kutse tekst peab seega olema võimalikult motiveeriv – ja see peab tingimata olema seotud kõnealuse hoone ja tellijaga. Muidugi on vaja ka väga konkreetset infot, nagu tähistamise kuupäev, koht ja algus.
Kaine-faktiline versus emotsionaalne-isiklik
Põhimõtteliselt on tseremoonia kutseteksti kirjutamiseks kaks võimalust – kas kaine-faktiline, s.t olulisele teabele keskenduv või emotsionaalne-isiklik, ilma vajalikust infost puudumata. Kogemused näitavad, et teine meetod on tõhusam. Vaatame kahte näidet:
- „Soovime teid sooj alt kutsuda meie uue maja viimistlustseremooniale XX. XX. XXX kell XX. XX õhtul XXXXXX tänaval.”
- “Hurraa, see on tehtud! Meie uue maja kest on valmis ja me saame tähistada viimistlustseremooniat. Meie jaoks on see väga eriline hetk, mida tahame kindlasti teiega jagada. Seetõttu kutsume teid südamest XX. XX. XXX kell XX. XX õhtul XXXXXX tänaval toimuvale lisatseremooniale."
Mõlemad variandid pikendavad kutset ja sisaldavad kogu vajalikku teavet. Teise variandiga kaasneb aga palju emotsioone. Samuti rõhutab see, kui oluline on hoone omanikele, et potentsiaalne külaline üritusest osa võtaks. Vean kihla, et see meelitab rohkem külalisi kui üks võimalus – lihts alt sellepärast, et inimesed tahavad, et nendega emotsionaalselt ja isiklikult räägitaks. Nüüd võib vastu vaielda, et see töötab eraviisiliselt, kuid mitte siis, kui ettevõte tähistab oma tseremooniat. See on vastupidi, siin saab teha ka emotsionaalse pöördumise, isegi kui see peaks olema hästi mõõdetud.
Näide
“Meie uue haldushoone kest on valmis. Peagi saame pakkuda oma töötajatele, äripartneritele ja klientidele kaasaegset, hea enesetunde õhkkonda. See on oluline samm, et meie ettevõtted saaksid ka tulevikus edukad olla. Seetõttu kutsume teid XX. XX. XXX kell XX. XX õhtul XXXXXX tänaval toimuvale lisatseremooniale."
Selles tekstis mängivad rolli ka emotsioonid, ilma et see ülevoolavuseks taandaks. Samas rõhutatakse uue hoone tähtsust.
Pressi kutse
Ettevõte või ettevõte peaks kindlasti kutsuma ajakirjanduse eelseisvale toppimistseremooniale. Lõppude lõpuks võib näiteks ajalehe reportaaž olla tasuta reklaam või vähem alt hea PR. Selleks, et kutset märgataks, peaks kutse tekst sisaldama tihendatud kujul lisainfot, millega toimetajad saaksid töötada. See sisaldab näiteks teavet selle kohta, kui palju uude hoonesse investeeriti või kui palju inimesi seal tulevikus töötab. Kui sellel on mingeid erilisi funktsioone, oleks hea neid ka mainida. Viimaseks, kuid mitte vähemtähtsaks, on oluline taustteave ettevõtte kohta.
Luuletused
Luuletused on ülipopulaarsed, kui tegemist on kutsetega tseremooniale. Internetist leiab neid ohtr alt. Luuletused töötavad kindlasti siis, kui neis on teatud vaim ja ideaaljuhul ka huumorit. Neid tuleks siiski kasutada ainult eraviisiliselt. Kui otsustate kasutada valmis luuletust, peate sellele kindlasti lisama isikupära. Lõppkokkuvõttes taandub kõik individuaalsusele ja emotsioonidele.
